Waar zit de pijn, waar stopt de data, waar wordt ze overgetypt en waarom lopen er nog papieren bonnen rond tussen calculatie, prepress, de pers en de afwerking? Die puzzels moeten eerst opgelost zijn. AI-projecten worden duur en mislukken omdat er geen plan is voor het bouwen begint.
Voor wie
Op deze dag zit het hele team rond de tafel: de zaakvoerder en iemand van calculatie, prepress, druk, afwerking en expeditie. Samen volgen jullie echte orders van de vraag van de klant tot de levering. Zo maken jullie zichtbaar waar de informatie vlot loopt en waar ze blijft haken.
Het team bouwt de kaart zelf en schrijft het plan zelf. AI is de versneller: je ziet op één dag wat anders weken analyse vraagt, en je ziet het aan je eigen orders.
Hoe de dag loopt
Eén dag, zes haltes. Alles gebeurt op de dag zelf: geen vragenlijst vooraf, geen voorgetekende flow. Het team maakt de kaart, het team schrijft het plan.
Waarom eerst in kaart
Een kort kader om de dag te openen. Waarom worden AI-projecten duur en waarom mislukken ze? Er is geen plan voor het bouwen begint. De data waarop ze moeten draaien stopt ook ergens onderweg: in een papieren bon of in een mailtje dat overgetypt wordt. Soms zit ze alleen in het hoofd van één collega. Die puzzels los je eerst op. Daarna gaat het scherm aan en de muur open.
Aan de muur: echte orders volgen
Drie orders uit jullie eigen bedrijf op tafel, een eenvoudig en een lastig order erbij. Het team vertelt per order wat er stap voor stap gebeurt en legt dat op de muur: wie doet het, in welk systeem, wat komt binnen en wat gaat buiten. Elke plek waar iets overgetypt wordt of waar kennis in één hoofd zit krijgt een aparte kleur. Dat geldt ook voor elke plek waar iemand wacht op iemand anders. De discussie aan de muur is het werk.
Van de muur naar de kaart
Het team zet de muur zelf over in Obsidian op het grote scherm: elke stap een knoop en elke overdracht een pijl. Elke stop komt in het rood. Daar wordt het beeld scherp. Voor het eerst zie je de hele flow van klantmail tot pallet in één oogopslag, en iedereen aan tafel herkent zijn eigen stuk.
Wat is AI, en wat is gewoon een koppeling
Met de kaart op het scherm kijken we per stop wat er echt nodig is. Vaak is het geen AI maar een datakoppeling of een gewone query op wat er al in het systeem zit. Scripting bestaat al lang in een grafische omgeving: denk aan hotfolders, of aan JDF en XJDF die het MIS met prepress en de pers verbinden. We leggen uit wat een moderne API-koppeling anders doet. Je ziet ook waar AI pas zin heeft: daar waar informatie in tekst of in beeld zit en niemand ze vandaag leest, zoals in een mail.
Het plan: zelf doen, kopen of laten koppelen
AI leest de kaart en vertelt wat ze ziet: waar de informatie stopt, wat het zwaarst weegt en wat het eerst aangepakt mag worden. Het team corrigeert en beslist, per stop: doen we dit zelf, kopen we een oplossing die al bestaat, of laten we een leverancier koppelen. Zelf bouwen kost dikwijls meer dan iets kopen dat er al is, en soms is het omgekeerd. Zo ontstaat een plan in fasen: eerst uitproberen, dan proefdraaien, dan invoeren, met per stap iemand uit het team die het draagt.
Het rapport, door het team zelf
Het team laat AI het rapport bouwen uit de kaart en het plan, leest het na en gaat naar huis met een document dat van hen is. We sluiten af met de vraag hoe jullie dit zelf opnieuw doen op een volgende flow, zonder begeleiding erbij.
Wat het team daarna heeft
Als jullie buitenkomen na deze dag is er niets gebouwd, en dat is de bedoeling. Er ligt wel iets dat bouwen mogelijk maakt:
- Een kaart van het eigen bedrijf, gemaakt door de mensen die het werk doen, van klantmail tot pallet.
- Een gedeeld beeld van waar de informatie stopt, waarom, en wat dat kost.
- Een plan in fasen met per stap iemand die het draagt, geschreven door het team zelf.
- Per stop een beslissing: zelf doen, kopen wat al bestaat, of een leverancier laten koppelen.
- Het inzicht wanneer AI nodig is en wanneer een datakoppeling of een gewone query volstaat.
- Een rapport dat van jullie is, klaar om aan de rest van het bedrijf te tonen.
- Een manier van kijken die jullie zelf kunnen herhalen op een andere flow.
- Een antwoord op de vraag welke van de andere trainingen daarna zin heeft, en voor wie.
Dit staat al klaar als jullie buitenstappen
- De kaart in Obsidian, met een korte legende, om zelf verder te bouwen
- Het plan in fasen met eigenaars
- Het rapport als PDF
- Een pagina met de werkwijze in stappen, om te herhalen zonder begeleiding
Na deze dag weet het team waar het staat, wat het zelf doet en wat het koopt, en begint het bouwen op vaste grond.
Praktisch
- Duur
- 1 dag, van 09:00 tot 17:00, bij jullie op het bedrijf.
- Aanpak
- Het team doet het werk, de trainer begeleidt. Voormiddag aan de muur, namiddag op het scherm met Obsidian en AI. Geen voorkennis nodig, geen laptop per persoon.
- Wie zit er aan tafel
- De zaakvoerder en één persoon per afdeling: calculatie of customer service, prepress, druk, afwerking, expeditie, administratie. Vijf tot acht mensen. De mensen die het werk doen, moeten erbij zijn: zij dragen straks het plan.
- Klaarleggen
- Drie echte orders van de voorbije maanden, van de vraag van de klant tot de factuur: een eenvoudig, een lastig en een typisch order. Een muur of groot bord, post-its, en een beamer of groot scherm.
- Gereedschap
- De trainer brengt een laptop mee met Obsidian en AI. Het team krijgt de kaart en het rapport na de dag mee, met een korte uitleg om er zelf mee verder te gaan.
- Printelligence
- Voor bedrijven in het Printelligence-traject of de begeleidingsgroep is deze dag inbegrepen in het traject. Andere bedrijven vragen een offerte aan.
Wil je zien wat data in een drukkerij vertelt? Lees het verhaal van POC 1 bij Drukkerij Moderna of de gids Wat is een API.
